نوشته‌ها

یازده تکنیک Table در اکسل

اگر با اطلاعات زیادی سر وکار دارید و این اطلاعات به صورت ستون بندی شده دسته بندی شده اند و هر ستونی نامی دارد پس توصیه می کنم در ادامه با ما باشید تا ابزاری برای مدیریت داده ها در اکسل به شما معرفی کنیم.

افرادی که با داده های زیاد سروکار دارند و لازم هست تا گزارش گیری های متنوعی داشته باشند برای اینکه راحت تر بتوانند در بین این داده ها، داده خاصی را پیدا کنند ابزار TABLE، یکی از بهترین پیشنهادات نرم افزار اکسل به آنها خواهد بود.

طریقه ایجاد TABLE

برای تبدیل یک محدوده به جدول می توان به ۲ طریق زیر عمل کرد:

  1. محدوده ی سلول هایی که قصد تبدیل آنها به جدول دارید را انتخاب کنید. سپس از طریق Home > Styles > Format As Table با انتخاب یکی از حالات، استایلی برای محدوده انتخاب کنید. در اینجا پنجره ای باز خواهد شد و این سوال را از شما می پرسد که آیا این محدوده را تبدیل به جدول کنم که با زدن دکمه ok محدوده تبدیل به جدول خواهد شد.
  2. محدوده را انتخاب کنید و از Insert > Tables > table ابزار table را انتخاب نمایید یا اینکه کلید ترکیبی Ctrl+T را فشار دهید.

چند تکنیک درباره جدولی که ایجاد کردیم:

  1. برای جدول ایجاد شده به طور خودکار اکسل نامی در نظر می گیرد. از این نام در فرمول نویسی ها می توانیم استفاده کنیم.
  2. اگر در زمان ایجاد جدول چک باکس مربوط به سربرگ را تیک زده باشید، ردیف اول داده ها به عنوان سربرگ جدول در نظر گرفته می شود. نام هر یک از ستون ها نیز با عنوان سربرگ شناخته می شود.
  3. زمانی که به سمت پایین حرکت کنید دیگر حروف الفبایی مربوط به نام ستون ها نشان داده نمی شود و به جای آن عنوان سربرگ نمایان خواهد شد.
  4. در پایین جدول می توانید ردیف خودکاری اضافه کنید که این ردیف می تواند جمع، شمارش تعداد سلول ها و… را به صورت خودکار انجام دهد. این ردیف با کلیک بر روی جدول و فعال شدن Table Tools از آدرس Design>Table Style Options>Total Row انجام می شود. با زدن تیک چک باکس Total Row ردیف Total اضافه خواهد شد. نوع خروجی که این ردیف قرار است نمایش بدهد از لیست مربوط به هر سلول قابل انتخاب می باشد.
  5. جدول قابلیت بزرگ شدن دارد. زمانی که در آخرین سلول جدول مقداری را وارد کنید و بعد از آن بخواهید به ردیف بعدی بروید با نگارش داده ای در سلول، آن ردیف به جدول اضافه خواهد شد. حتی ردیف جمع که در شماره ۴ بیان کردیم هم یک ردیف به سمت پایین جابجا می شود.
  6. در صورتی می خواهید داده های تکراری را از جدول حذف کنید می توانید با کلیک بر روی سلولی از جدول و فعال شدن Table Tools از Design>Tools>Remove Duplicates حذف کردن داده های تکراری را فعال کنید. پنجره ای باز خواهد شد و این موضوع را باید در این پنجره مشخص کنید که داده ها از کدام ستون بررسی و حذف شوند.
  7. فیلتر و مرتب سازی هوشمندانه تر در جدول قابل انجام می باشد. در جدولی که ایجاد کردیم سربرگ آن در حالت عادی به صورت فیلتر در خواهد آمد. با زدن هر کدام از این فیلترها و انتخاب نوع آن می توانیم مواردی که قصد فیلتر آنها را داریم انتخاب کنیم.
  8. در صورتی که  خواهیم دکمه فیلتر در سربرگ نمایش داده نشود با فعال کردن table Tools و بعد از آن از Design>Table Style Options>Filter Button چک باکس بودن یا نبودن فیلتر در سربرگ را انتخاب می کنیم.
  9. در جداول لازم نیست فرمولی که می نویسیم را برای بقیه سلول ها کپی کنیم بلکه با نوشتن فرمول برای اولین سلول و زدن کلید اینتر بقیه سلول های جدول به صورت خودکار تکمیل خواهند گشت.
  10. ابزاری که در جدول خیلی مورد توجه هست، Structure Reference ها هستند. در زمان فرمول نویسی با انتخاب هر سلول، نام عادی آن در نظر گرفته نمی شود بلکه نامی از ستون آن انتخاب می شود که به این حالت خواهد بود:

=[@عنوان سربرگ ستون]

این موضوع باعث افزایش سرعت در فرمول نویسی خواهد شد. در صورتی که می خواهید از داده های جدول دیگری هم استفاده کنید می توانید فرمول را به این حالت بنویسید:

[عنوان سربرگ ستون] نام جدول=

Structure Reference از طرفی خوانایی برنامه و از سوی دیگر با جابجایی و انتقال سلول ها بازه های مشخص شده تغییر نخواهند کرد.

به طور مثال :

فرمول در کسل

فرمول در کسل

این دو فرمول یک موضوع را بررسی می کنند ولی خوانایی فرمول اولیه به مراتب بهتر از فرمول مربوط به محدوده می باشد.

و آخرین نکته: در حالت عادی اگر شما فرمول مربوط به یک سلول از محدوده ای را تغییر بدهید برای اعمال این تغییر به بقیه سلول های محدوده باید فرمول آن را برای بقیه سلول ها کپی کنید. اما در جدول با تغییر فرمول یک سلول، فرمول بقیه سلول های آن ستون نیز تغییر خواهد کرد و به نوعی آپدیت خواهد گشت.

این فقط ۱۱ نکته از ویژگی های مختلف جدول در نرم افزار اکسل بود. در فایل PDF پیوست علاوه بر بررسی دقیق تر این موارد نکاتی دیگر از قابلیت های Table  را بیان خواهیم نمود.

۸ تابع اکسل که هر مهندس عمران باید بداند

برنامه اکسل یک صفحه شطرنجی دیجیتال صرف نیست بلکه ابزاری مناسب برای آنالیز و محاسبات داده ها می باشد. برای اینکه از قدرت اکسل به طور مفید بتوانیم در حساب و کتاب مهندسی استفاده کنیم باید با توابعش آشنایی داشته باشیم.

این پست از مجموعه مطالب اکسل برای عمران می باشد. اگر شما هم مثل من به دنبال ایجاد جداول زیبایی از داده ها با امکان انجام محاسبات سریع و دقیق به همراه گزارش گیری های منحصر به فرد هستید پس توصیه می کنم این سری را دنبال نمایید.

اکسل

اکسل

اگر محاسب یا مترور هستید و کلاه تان در وادی داده های زیاد عددی و متنی افتاده باشد حتما حال من را درک می کنید؛ که ملال آور ترین کار دنیا محاسبات تکراری و به هم مرتبط می باشد. قبل از اینکه به صورت کاربردی از اکسل در زمینه عمرانی استفاده کنم دیدگاهم در مورد این نرم افزار، در حد صفحه ای برای ایجاد جداول و جمع و تفریق یک سری عدد با هم بود تا اینکه با توابع و امکانات بی شمار این نرم افزار آشنا شدم و سعی ام بر این است که به صورت خیلی مختصر و کاربردی این امکانات را با شما در میان بگذارم.

در ادامه به معرفی مختصر از  ۸ تابع کاربردی اکسل که علاوه بر افزایش سرعت ، دقت را نیز در محاسبات مهندسی برایمان به ارمغان خواهد آورد می پردازیم.

۱-sum

این تابع همه مقادیر یک محدوده خاص را با هم جمع می کند. این محدوده ی خاص می تواند چند سلول ، یک ستون ، چند ستون و… باشد.

=SUM(H3;H4;I4;E9;F2)

=SUM(H1:H11)

=SUM(I:I;H:H;E:E)

۲- if

این تابع شرطی بر این اساس کار می کند که یک شرطی را بررسی کرده و در صورت درست بودن شرط یک خروجی نشان خواهد داد و در صورتی که شرط نادرست باشد خروجی دیگری نشان خواهد داد.

این تابع در چک کردن کنترل هایی که آیین نامه ها در نظر گرفته اند و یا داشتن دید کلی نسبت به داده ها مفید می باشد.

اگر حال خواندن ندارید این ویدئو را مشاهده کنید!

=IF(Cx>0.12*I*A;”ok”;”Notok”)

۳-sumif

این تابع مقادیر سلولهای مشخص شده در یک محدوده را با در نظر گرفتن شرطی که برایش تعریف می کنیم جمع می کند.

=SUMIF(F8:F15;”Nx”;G8:G15)

=SUMIF(K10:K12;”>=2″;L10:L12)

۴-count

این تابع سلول های یک محدوده خاص که حاوی فقط مقدار عددی هستند را می شمارد. در صورتی که نیاز به شمارش سلول ها با تایپ های مختلف هستید می توانید از COUNTA استفاده کنید و اگر هم درصدد شمارش فقط تعداد سلول های خالی هستید از تابع COUNTBLANK استفاده نمایید.

=COUNT(F11:F13)

=COUNTA(F7:G15)

۵-COUNTIF

شبیه به تابع قبلی می باشد با این تفاوت که تعداد سلول هایی را به صورت خروجی نمایش خواهد داد که شرط تعیین شده را ارضا نماید.

=COUNTIF(G7:G18;”<1″)

۶-MIN

خروجی این تابع کمترین  مقدار عددی در سلول های یک محدوده ی خاص می باشد.

=MIN(G7:G12)

۷-MAX

همانند تابع قبلی است فقط با این تفاوت که بزرگترین مقدار عددی در محدوده سلول ها را به صورت خروجی نمایش خواهد داد.

=MAX(G7:G12)

۸-VLOOKUP

این تابع جزو توابع جستجو می باشد و به جرات می توان گفت یکی از پرکابردترین توابع اکسل مخصوصا در زمینه مهندسی عمران هست. این تابع یک مقدار برای جستجو دریافت می کند و براساس جستجو در جدول تعیین شده مقدار متناظر با مقدار مورد نظر برای جستجو را به صورت خروجی نشان می دهد. به طور مثال فرض کنید مشخصات مقطعی را برای محاسبات لازم داریم، این تابع مشخصات مورد نظر را بر اساس نوع مقطعی که مشخص کردیم از داخل جدول اشتال پیدا کرده و در محاسبات استفاده می کند.

=VLOOKUP(B5;Table!K1:L5;2;FALSE)